Se debe comenzar por reunir toda la información relevante para construir una base sólida. Hay que diagnosticar, clasificar y controlar las posibles vulnerabilidades donde puede impactar la información falsa. Promueva un entorno inquisitivo con respecto a las relaciones con las partes interesadas internas y externas, así como su conexión constante con los medios de comunicación.
Identifique riesgos potenciales
Identifique audiencias clave
Para asegurarse que los canales de comunicación permanezcan abiertos y fluidos, es importante mantener y fortalecer relaciones con las audiencias clave antes, durante y después de una elección. Tenga en cuenta que estas relaciones deben mantenerse actualizadas y deben abarcar un espíritu de ganar-ganar. Como autoridad electoral, es su responsabilidad fomentar esta relación. Generar amplia información en forma de infografías, videos o tablas, es una buena manera de desarrollar una relación mutuamente beneficiosa. Recuerde que debe tener en cuenta las necesidades y solicitudes de las partes interesadas y siempre preste atención a:
Evalúe el sentimiento en los medios
Fuente: 2018 American Views: Trust, Media and Democracy – Gallup/Knight Foundation
Fuente: 2017 testimony by Facebook’s general counsel (via USA Today)
La creación de políticas, materiales y fuentes útiles de información es clave para contrarrestar oportunamente una crisis comunicacional. Además, la formulación del plan le brinda al equipo una herramienta práctica que fortalece su capacidad para responder de manera rápida y eficaz.
Identifique objetivos, mensajes y canales de comunicación internos y externos
Establezca un flujo detallado de trabajo
Cuando se detecta información falsa, la acción oportuna es crucial.
Cree materiales colaterales
Tenga listos borradores y plantillas previamente aprobados, para darles los toques finales cuando surja la necesidad. Asegúrese de que estos materiales tomen en cuenta adecuadamente todas las situaciones potenciales definidas durante la auditoría (primer paso de este manual).
Prepare un kit de información para los medios
Incluir amplia información sobre el Organismo Electoral (OE), tales como hechos y cifras, diagramas e infografías, estudios de casos, testimonios, biografías de los portavoces, y fotografías. Estos servirán como fuentes de información, materiales de referencia y guías, que podrían ser muy útiles al momento de contrarrestar información falsa. Cuando se finalice su preparación, el kit se deberá compartir con periodistas y editores antes de la elección.
Prepare y mantenga listas de contactos
La temporada de elecciones siempre es una ocasión de gran actividad y colmada de presiones. Por lo tanto, es aconsejable fomentar una cultura dispuesta a enfrentar crisis. Antes de las elecciones y antes de que surja una crisis, se debería preparar, entrenarse, y experimentar con respuestas elaboradas con anticipación. Considerar listas de destrezas, campañas y programas de preparación continua para su organización.
Preparación del personal electoral
Desarrolle una estrategia con los medios
Eduque a los votantes / cibernautas, personas influyentes y partes interesadas (partidos, observadores)
Cree contenidos durante todo el año
Su capacidad para responder de manera rápida y efectiva durante una crisis mientras mantiene a raya la difusión de información falsa, debe tener alta prioridad. Además, disponer de procedimientos claros y evitar entrar en pánico serán de gran ayuda para encontrar oportunidades de sortear con éxito la crisis. Actúe rápidamente en defensa de la confiabilidad e integridad de la elección.
Permita que el plan sirva de guía
Asegúrese de informar a las audiencias con regularidad
Sea oportuno, honesto y transparente
Identifique oportunidades que puedan resultar de una crisis
Fuente: 2017 testimony by Facebook’s general counsel (via USA Today)
El último paso de este manual para mitigar fake news es esencial para cerrar con éxito una gestión de crisis. De hecho, es probable que su respuesta haya sido lo suficientemente efectiva como para evitar una crisis. Independientemente de si se produjo una crisis o no, el proceso de evaluación es tan importante como las secciones de planificación e implementación. Se debe determinar qué salió bien y qué salió mal, y cómo solucionarlo. Hay que asegurarse de hacer que el proceso sea integral y colaborativo.
Use listados
Mantenga un listado que incluya todas las acciones propuestas en los pasos 1 al 4 del manual, que sean aplicables a sus procedimientos de gestión electoral. Se deben compartir dichas listas con todos los miembros del equipo que contribuyen a la respuesta ante la crisis y al análisis de la misma.
Realice auditorías y revisiones postelectorales